Untuk menyimpan rekam medis dengan benar dan aman, dibutuhkan sistem penjajaran rekam medis yang baik dan benar. Meskipun terkadang dianggap sepele, tetapi penjajaran rekam medis yang kurang tepat bisa membuat penyimpanan jadi tidak teratur.
Oleh karena itu, dibutuhkan ketelitiaan yang tinggi untuk menjajarkan rekam medis. Selain itu, penjajaran ini juga membutuhkan sistem yang tepat, agar bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
Mengutip situs resmi Tangerang Selatan Kota, penjajaran rekam medis adalah proses penjajaran rekam medis berdasarkan angka atau alfabet. Penjajaran ini dilakukan saat rekam medis selesai digunakan untuk perawatan pasien. Baik itu rawat darurat, rawat jalan, maupun rawat inap.
Untuk menjajarkannya dengan baik, dibutuhkan sistem penjajaran yang menjadi standar. Sistem ini mengatur tata cara penataan berkas rekam medis di dalam rak. Sistem ini harus dijadikan standar, agar penjajaran rekam medis satu dengan yang lainnya dilakukan dengan cara yang sama, sehingga lebih rapi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Sistem penjajaran ini harus diterapkan untuk mencapai tujuan berikut ini:
Kebijakan penjajaran rekam medis antar satu fasilitas kesehatan dengan yang lainnya sangat mungkin berbeda-beda, karena ini tergantung kondisi, kebutuhan, dan kemampuan setiap fasilitas kesehatan. Namun, kebijakan ini harus berporos pada aturan penyimpanan rekam medis menurut DepKes Republik Indonesia (2006), yaitu sentralisasi (terpusat) atau desentralisasi (dipisah-pisah).
Rekam medis dijajarkan dengan prosedur sebagai berikut:
Secara garis besar, metode penjajaran rekam medis dikategorikan berdasarkan 2 sistem, yakni:
Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor terbagi atas 3 jenis, yaitu:
A. Straight Numerical Filing (Nomor Langsung)
Sistem penjajaran nomor langsung adalah sistem yang menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya di rak penyimpanan.
B. Middle Digit Filing (Angka Tengah)
Sistem penjajaran angka tengah adalah sistem yang menjajarkkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis di 2 angka kelompok tengah. Sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah. Contoh: 48-78-96, 48-78-97, 48-78-98, 48-78-99, 49-78-00, 49-78-01.
C. Terminal Digit Filing (Angka Akhir)
Sistem penjajaran angka akhir adalah sistem yang menggunakan 6 angka di dalam nomornya. Angka-angka tersebut kemudian dikelompokkan menjadi 3, sehingga masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama adalah kelompok 2 angka di paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka di tengah, dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka di paling kiri.
Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan alfabet (abjad) terbagi atas 3 jenis, yaitu:
A. Alfabetik Murni
Sesuai namanya, sistem ini mengurutkan rekam medis sesuai urutan alfabet A-Z. Contoh: Berkas rekam medis Angelina akan ditempatkan sebelum berkas rekam medis pasien Asteria. Di dalam metode ini, spasi juga didahulukan sebelum abjad lain. Contoh: berkas rekam medis Angel Salim akan ditempatkan sebelum berkas rekam medis Angelina Marlina.
B. Fonetik
Sistem ini mengelommpokkan rekam medis berdasarkan kesamaan bunyi dari nama pasien. Contoh: berkas rekam medis pasien Eli, Elly, Elie, dan Elik disimpan di dalam kelompok Eli. Metode penjajaran ini tidak mementingkan urutan di dalam suatu kelompok.
C. Soundex Fonetik
Metode ini menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan huruf dari nama pasien. Nama yang dengan bunyi yang sama akan diberikan kode angka yang sama.
Huruf pertama dari nama pasien akan tetap digunakan. Namun, huruf vokal dari nama pasien (a, i, u, e, dan o) serta huruf konsonan W, H, dan Y akan dibuang alias tidak diberikan kode. Sisa huruf dari nama pasien tersebut akan dikodifikasi menjadi 3 digit, mengacu pada aturan kesamaan bunyi.
Berikut ini daftar kode untuk setiap huruf:
B, F, P, dan V: 1
C,G,J,K,Q,S,X,Z: 2
D dan T: 3
L: 4
M dan N: 5
R: 6
Sistem ini juga memiliki aturan tambahan, yaitu:
Huruf pertama dari nama pasien digunakan
Contoh:
Mary Jane > MRJN > M-625
Booth-Davis > BTDVS > B-312
Kelebihan dari sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor adalah:
Kelebihan dari sistem penjajaran rekam medis berdasarkan alfabet adalah:
Kekurangan dari sistem rekam medis berdasarkan nomor adalah:
Kekurangan dari sistem rekam medis berdasarkan alfabet adalah:
Sistem penjajaran rekam medis berfungsi untuk memudahkan penyusunan, penyimpanan, dan pencarian rekam medis untuk berbagai keperluan. Dengan sistem penjajaran yang tepat, penyimpanan akan berjalan lebih lancar.
Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor umumnya lebih cocok untuk diterapkan di fasilitas kesehatan besar. Sementara sistem penjajaran berdasarkan alfabet umumnya lebih cocok untuk diterapkan di fasilitas kesehatan kecil dengan jumlah pasien yang lebih sedikit.
Setiap jenis bisnis tidak bisa lepas dari data penggunanya, begitu pula dengan bisnis kesehatan. Aplikasi…
Lowongan kerja rekam medis 2023 adalah lowongan yang banyak dicari oleh para lulusan jurusan rekam…
Para akademisi dan praktisi di bidang sangat membutuhkan akses terhadap jurnal rekam medis sebagai bahan…
Sebagai berkas yang bersifat rahasia, akses terhadap rekam medis perlu diatur secara rinci melalui SOP…
Rekam medis bersifat rahasia karena memuat riwayat kesehatan dan data diri pasien bersangkutan. Oleh karena…
Tracer rekam medis adalah alat yang digunakan staf rekam medis untuk mengurangi masalah di sistem…
This website uses cookies.