Sistem Penjajaran Rekam Medis

Pengertian dan Fungsi Sistem Penjajaran Rekam Medis

Untuk menyimpan rekam medis dengan benar dan aman, dibutuhkan sistem penjajaran rekam medis yang baik dan benar. Meskipun terkadang dianggap sepele, tetapi penjajaran rekam medis yang kurang tepat bisa membuat penyimpanan jadi tidak teratur. 

Oleh karena itu, dibutuhkan ketelitiaan yang tinggi untuk menjajarkan rekam medis. Selain itu, penjajaran ini juga membutuhkan sistem yang tepat, agar bisa berjalan dengan efektif dan efisien. 

Pengertian Sistem Penjajaran Rekam Medis

Mengutip situs resmi Tangerang Selatan Kota, penjajaran rekam medis adalah proses penjajaran rekam medis berdasarkan angka atau alfabet. Penjajaran ini dilakukan saat rekam medis selesai digunakan untuk perawatan pasien. Baik itu rawat darurat, rawat jalan, maupun rawat inap. 

Untuk menjajarkannya dengan baik, dibutuhkan sistem penjajaran yang menjadi standar. Sistem ini mengatur tata cara penataan berkas rekam medis di dalam rak. Sistem ini harus dijadikan standar, agar penjajaran rekam medis satu dengan yang lainnya dilakukan dengan cara yang sama, sehingga lebih rapi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.   

Tujuan Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sistem penjajaran ini harus diterapkan untuk mencapai tujuan berikut ini:  

  • Menghindari kesalahan di dalam penyimpanan berkas rekam medis.  
  • Mempercepat dan memudahkan penyusunan berkas rekam medis sebelum disimpan dan dikembalikan usai dipinjam. 

Kebijakan Sistem Penjajaran Rekam Medis

Kebijakan penjajaran rekam medis antar satu fasilitas kesehatan dengan yang lainnya sangat mungkin berbeda-beda, karena ini tergantung kondisi, kebutuhan, dan kemampuan setiap fasilitas kesehatan. Namun, kebijakan ini harus berporos pada aturan penyimpanan rekam medis menurut DepKes Republik Indonesia (2006), yaitu sentralisasi (terpusat) atau desentralisasi (dipisah-pisah).    

Prosedur Sistem Penjajaran Rekam Medis

Rekam medis dijajarkan dengan prosedur sebagai berikut: 

  1. Sebelum dimasukkan ke rak penyimpanan, sortir berkas rekam medis yang baru saja dikembalikan usai tindakan perawatan.  
  2. Jajarkan berkas rekam medis sesuai metode penjajaran yang diterapkan fasilitas kesehatan. 

Metode Sistem Penjajaran Rekam Medis

Secara garis besar, metode penjajaran rekam medis dikategorikan berdasarkan 2 sistem, yakni: 

1. Berdasarkan Nomor 

Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor terbagi atas 3 jenis, yaitu: 

A. Straight Numerical Filing (Nomor Langsung) 

Sistem penjajaran nomor langsung adalah sistem yang menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya di rak penyimpanan.   

B. Middle Digit Filing (Angka Tengah) 

Sistem penjajaran angka tengah adalah sistem yang menjajarkkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis di 2 angka kelompok tengah. Sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah. Contoh: 48-78-96, 48-78-97, 48-78-98, 48-78-99, 49-78-00, 49-78-01. 

C. Terminal Digit Filing (Angka Akhir)    

Sistem penjajaran angka akhir adalah sistem yang menggunakan 6 angka di dalam nomornya. Angka-angka tersebut kemudian dikelompokkan menjadi 3, sehingga masing-masing terdiri dari 2 angka. 

Angka pertama adalah kelompok 2 angka di paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka di tengah, dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka di paling kiri. 

2. Berdasarkan Alfabet   

Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan alfabet (abjad) terbagi atas 3 jenis, yaitu: 

A. Alfabetik Murni

Sesuai namanya, sistem ini mengurutkan rekam medis sesuai urutan alfabet A-Z. Contoh: Berkas rekam medis Angelina akan ditempatkan sebelum berkas rekam medis pasien Asteria. Di dalam metode ini, spasi juga didahulukan sebelum abjad lain. Contoh: berkas rekam medis Angel Salim akan ditempatkan sebelum berkas rekam medis Angelina Marlina.  

B. Fonetik 

Sistem ini mengelommpokkan rekam medis berdasarkan kesamaan bunyi dari nama pasien. Contoh: berkas rekam medis pasien Eli, Elly, Elie, dan Elik disimpan di dalam kelompok Eli. Metode penjajaran ini tidak mementingkan urutan di dalam suatu kelompok.  

C. Soundex Fonetik 

Metode ini menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan huruf dari nama pasien. Nama yang dengan bunyi yang sama akan diberikan kode angka yang sama. 

Huruf pertama dari nama pasien akan tetap digunakan. Namun, huruf vokal dari nama pasien (a, i, u, e, dan o) serta huruf konsonan W, H, dan Y akan dibuang alias tidak diberikan kode. Sisa huruf dari nama pasien tersebut akan dikodifikasi menjadi 3 digit, mengacu pada aturan kesamaan bunyi. 

Berikut ini daftar kode untuk setiap huruf: 

B, F, P, dan V: 1 

C,G,J,K,Q,S,X,Z: 2

D dan T: 3

L: 4

M dan N: 5

R: 6 

Sistem ini juga memiliki aturan tambahan, yaitu: 

Huruf pertama dari nama pasien digunakan

  • Singkatan ditulis lengkap sebelum dikodifikasi. 
  • Tanda hubung diabaikan. 
  • Sisa huruf nama pasien yang dikodifikasi hanya 3 digit.  
  • Jika nama pasien terlalu singkat, sehingga tidak membentuk 3 digit, maka tambahkan angka 0. 
  • Konsonan ganda dihitung sebagai 1 konsonan. 
  • Konsonan yang berurutan di dalam 1 kelompok dihitung sebagai 1 konsonan.
  • Konsonan yang ada usai huruf pertama dan ada di dalam 1 kelompok tidak dikodifikasi.  
  • Jika ada 2 konsonan dari 1 kelompok yang dipisah huruf W dan H, maka itu dihitung sebagai 1 konsonan. 

Contoh: 

Mary Jane > MRJN > M-625 

Booth-Davis > BTDVS > B-312 

Kelebihan Sistem Penjajaran Rekam Medis

Kelebihan dari sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor adalah:  

  • Mudah mendapatkan rekam medis yang relevan berdasarkan reset urut waktu. 
  • Melatih kepahaman dan ketelitian. 
  • Memudahkan seleksi rekam medis yang sudah tidak aktif lagi. 

Kelebihan dari sistem penjajaran rekam medis berdasarkan alfabet adalah: 

  • Mudah memperoleh rekam medis. 
  • Penataan rekam medis lebih rapi, kondusif, dan mudah dipahami.     

Kekurangan Sistem Penjajaran Rekam Medis 

Kekurangan dari sistem rekam medis berdasarkan nomor adalah:   

  • Apabila satu digit salah tulis, maka akan terjadi salah transkrip. 
  • Sulit untuk meninjau kerapian.  
  • Tingginya risiko keteledoran petugas yang menjajarkan rekam medis.  

Kekurangan dari sistem rekam medis berdasarkan alfabet adalah: 

  • Tingginya risiko salah penataan. 
  • Sulit untuk mencegah kongesti. 
  • Cenderung memasukkan berkas rekam medis secara paksa di lokasi penyimpanan yang padat. 
  • Menyita banyak waktu. 
  • Berisiko salah penulisan dan ejaan.  
  • Nama tidak mungkin disebar secara merata di area penjajaran. Dengan demikian, akan sulit untuk memantau area yang digunakan karena tidak bisa memprediksi berkas rekam medis baru yang akan dijajarkan.  

Kesimpulan 

Sistem penjajaran rekam medis berfungsi untuk memudahkan penyusunan, penyimpanan, dan pencarian rekam medis untuk berbagai keperluan. Dengan sistem penjajaran yang tepat, penyimpanan akan berjalan lebih lancar. 

Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan nomor umumnya lebih cocok untuk diterapkan di fasilitas kesehatan besar. Sementara sistem penjajaran berdasarkan alfabet umumnya lebih cocok untuk diterapkan di fasilitas kesehatan kecil dengan jumlah pasien yang lebih sedikit. 

Konsultasikan kebutuhan mu disini