Tracer rekam medis adalah alat yang digunakan staf rekam medis untuk mengurangi masalah di sistem penyimpanan rekam medis. Tak hanya itu, tracer juga bisa mempercepat pengambilan rekam medis.
Sebagai alat yang sangat penting, trace harus digunakan sesuai standar. Bahan yang digunakan harus keras dan kuat dengan warna yang tidak mencolok, tetapi mampu membedakannya dari warna rekam medis. Selain itu, ukurannya juga harus sama atau lebih tinggi dan besar dari rekam medis itu sendiri agar dapat membedakannya dari deretan dokumen rekam medis.
Baca juga: Pengertian Rekam Medis
Pengertian Tracer Rekam Medis
Tracer rekam medis adalah alat yang dapat digunakan untuk mengendalikan penggunaan rekam medis dan menggantikan rekam medis yang keluar dari tempat penyimpanan. Alat ini sangat menunjang pengelolaan rekam medis.
Selain tracer, suhu yang ideal di tempat penyimpanan juga sangat penting, karena rekam medis tidak boleh lembab. Disarankan untuk memilih alat penyimpanan berkas yang dapat menggunakan rak terbuka, filling cabinet, dan roll o pack.
Manfaat Tracer Rekam Medis
Tracer rekam medis atau disebut juga sebagai petunjuk keluar bermanfaat sebagai kartu pelacak saat dokumen rekam medis dikeluarkan dari rak penyimpanan. Dengan demikian, dokumen rekam medis bisa dikembalikan ke tempatnya yang semula dengan benar, sehingga mudah ditemukan saat kembali dibutuhkan.
World Health Organization (WHO) menyebutkan bahwa penggunaan tracer bisa meningkatkan kinerja instalasi dan pengawasan rekam medis. Setiap dokumen rekam medis yang akan dikeluarkan harus diganti dengan tracer agar bisa menunjukkan posisi pasti dant akurat dari lokasi dokumen rekam medis yang dikeluarkan itu.
Contoh Tracer Rekam Medis
Agar lebih jelas, berikut adalah gambar contoh tracer rekam medis:
Tata Cara Peminjaman Rekam Medis
Ada beberapa tata cara yang harus ditaati saat hendak meminjam rekam medis, yaitu:
- Rekam medis yang dikeluarkan harus disertai kartu peminjaman rekam medis, baik untuk orang di luar rekam medis maupun petugas rekam medis itu sendiri.
- Durasi peminjaman rekam medis harus ditetapkan dan dipahami oleh peminjam.
- Rekam medis yang dikeluarkan harus dikembalikan dengan tepat waktu.
- Saat meminjam rekam medis, rekam medis tersebut harus diganti sementara dengan tracer.
- Rekam medis harus selalu ada di fasilitas kesehatan, kecuali atas perintah pengadilan.
- Apabila ada beberapa rekam medis yang akan digunakan selama beberapa hari, maka rekam medis itu harus disimpan di tempat sementara yang ada di dalam Ruang Rekam Medis.
- Jika rekam medis harus dipindah tangankan dari satu ke orang lain, maka si peminjam harus terlebih dahulu mengisi Kartu Pindah Tangan. Kartu ini berisi: tanggal peminjaman, proses pindah tangan dari siapa kepada siapa, alasan pindah tangan, dan nama dokter yang menggunakannya.
Kesimpulan
Pengambilan sementara (peminjaman) rekam medis tidak boleh dilakukan sembarangan. Ada sejumlah tata cara dan penggunaan tracer yang harus dipatuhi.