Sebagai berkas yang bersifat rahasia, akses terhadap rekam medis perlu diatur secara rinci melalui SOP rekam medis. SOP ini mencakup tempat, waktu, langkah, syarat, dan pihak yang diizinkan untuk mengakses rekam medis.
Dengan adanya SOP akses terhadap rekam medis yang jelas, berkas rekam medis akan tersimpan dengan rapi dan mudah ditemukan. Selain itu, informasi di dalamnya pun akan terjaga dengan aman, sehingga tidak akan disalah gunakan pihak tak bertanggung jawab.
Pengertian SOP
Sebelum mengetahui SOP akses rekam medis, mari pahami terlebih dahulu apa itu SOP. SOP adalah singkatan dari standard operating procedure atau di dalam bahasa Indonesia, standar operasional prosedur. Standar ini harus dimiliki setiap instansi sebagai panduan agar setiap kegiatan dapat berjalan dengan baik, benar, dan lancar.
Perancangan dan penggunaan SOP bertujuan untuk:
- Meminimalkan risiko kesalahan
- Memudahkan proses adaptasi karyawan baru
- Membantu setiap karyawan untuk memahami prosedur dan tugas masing-masing.
Oleh karena itu, SOP memuat berbagai instruksi yang berhubungan dengan tata cara pelaksanaan setiap kegiatan, termasuk syarat, tempat, waktu, dan siapa yang melaksanakannya.
SOP Rekam Medis
Setiap fasilitas kesehatan memiliki SOP masing-masing yang mengatur tentang akses, peminjaman, dan pengembalian rekam medis. Namun, umumnya SOP tentang akses terhadap rekam medis adalah sebagai berikut:
Untuk pihak internal:
- Berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari fasilitas kesehatan.
- Saat ingin meminjam berkas rekam medis, peminjam harus terlebih dahulu menghubungi petugas rekam medis.
- Petugas rekam medis mengisi buku peminjaman rekam medis.
- Petugas meminjamkan rekam medis tersebut dan meletakkan tracer di map rekam medis yang dipinjam.
- Rekam medis harus dikembalikan dalam waktu 24 jam sejak peminjaman.
Untuk pihak eksternal:
- Pihak eksternal hanya boleh mengakses rekam medis:
- Demi kepentingan kesehatan pasien,
- Demi kepentingan pendidikan, penelitian, dan audit medis, tetapi tidak boleh menyebutkan identitas pasien tersebut,
- Untuk memenuhi permintaan aparatur penegak hukum berdasarkan perintah pengadilan,
- Untuk memenuhi permintaan institusi berdasarkan ketentuan perundang-undangan,
- Berdasarkan permintaan dan persetujuan pasien yang bersangkutan.
- Petugas dan peminjam menetapkan batas waktu peminjaman rekam medis. Hal ini tergantung kepentingan dan urgensi peminjam.
- Petugas rekam medis mengisi buku peminjaman rekam medis.
- Peminjaman hanya bisa dilakukan selama jam kerja petugas rekam medis.
- Berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari fasilitas kesehatan.
- Rekam medis harus dikembalikan sesuai batas waktu yang ditetapkan sejak awal.
Cara Menetapkan SOP Akses Rekam Medis
Jika Anda belum menetapkan SOP rekam medis, maka simak cara untuk menetapkan SOP tentang akses terhadap rekam medis berikut ini:
- Tentukan setiap langkah yang diperlukan.
- Tentukan rangkaian kinerja terbaik dari setiap langkah tersebut.
- Ulang prosedur yang secara langsung maupun tidak, mungkin bisa mengakibatkan perubahan pada prosedur lain.
- Tetapkan prosedur.
- Uji prosedur tersebut dengan saksama hingga menemukan kekurangannya.
- Evaluasi prosedur tersebut.
- Jika ada kekurangan, maka cari jalan keluarnya bersama para petugas.
- Perbarui prosedur dengan jalan keluar tersebut.
Kesimpulan
SOP rekam medis mengatur syarat, tempat, waktu, langkah, dan pihak yang boleh mengakses rekam medis. Hal ini mencakup proses peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis pasien.
Dengan adanya SOP akses rekam medis yang jelas, maka kerahasiaan para pasien akan terjaga dengan baik dan aman. Selain itu, berkas itu sendiri tidak akan tercecer, sehingga akan lebih mudah untuk ditemukan saat dibutuhkan.