Rekam medis bersifat rahasia karena memuat riwayat kesehatan dan data diri pasien bersangkutan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem penyimpanan rekam medis yang baik dan benar.
Dengan penyimpanan rekam medis yang benar, maka saat dibutuhkan, rekam medis bisa segera ditemukan untuk tindakan lebih lanjut. Rekam medis sendiri bermanfaat untuk menganalisis kondisi pasien dan memutuskan tindakan medis berikutnya.
Pengertian Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan rekam medis adalah tata cara penyimpanan rekam medis yang dilakukan suatu fasilitas kesehatan agar tersimpan secara aman dan rapi. Secara umum, rekam medis harus terhindar dari udara lembab, potensi bencana, dan sinar matahari.
Untuk lebih rincinya, setiap fasilitas kesehatan memiliki standar opeasional prosedur yang berbeda-beda dalam penyimpanan rekam medis. Kini bahkan sudah banyak fasilitas kesehatan yang membuat rekam medis secara elektronik, sehingga penyimpanannya pun dilakukan secara digital.
Pembuatan rekam medis elektronik ini tercantum di dalam Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Peraturan ini bertujuan untuk melakukan transformasi teknologi kesehatan demi meningkatkan kebutuhan pelayanan masyarakat.
Tujuan Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Prosedur penyimpanan rekam medis bertujuan untuk memudahkan tenaga kesehatan saat hendak mencari rekam medis tersebut untuk kebutuhan analisis, perawatan, dan pelayanan terhadap pasien.
Selain itu, penyimpanan rekam medis juga yang benar juga dibutuhkan untuk menjaga kerahasiaannya. Ini karena rekam medis berisi data-data pribadi dan riwayat kesehatan pasien, yang bisa disalah gunakan oleh pihak tak bertanggung jawab.
Kebijakan Sistem Penyimpanan Rrekam Medis
Sistem penyimpanan rekam medis menurut DepKes (Departemen Kesehatan) Indonesia dilakukan berdasarkan lokasi, yaitu: sentralisasi (menjadi satu) atau desentralisasi (terpisah).
Peraturan lebih rinci terkait rekam medis ini tercantum di dalam Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Peraturan ini memperbarui peraturan sebelumnya yang tertera di Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Prosedur Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan lokasinya, prosedur penyimpanan rekam medis terbagi atas:
1. Sentralisasi
Dengan penyimpanan secara sentralisasi, rekam medis seorang pasien disimpan menjadi satu. Baik itu dari konsultasi dokter, rawat darurat, rawat jalan, maupun rawat inap.
2. Desentralisasi
Dengan penyimpanan secara desentralisasi, rekam medis konsultasi dokter, rawat darurat, rawat jalan, dan rawat inap akan disimpan di tempat yang terpisah.
Metode Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Selain prosedur penyimpanan berdasarkan lokasinya, rekam medis juga disimpan berdasarkan nomornya, yaitu:
1. Sistem Nomor Langsung
Dengan sistem penyimpanan ini, rekam medis disimpan di rak secara berurutan sesuai nomornya. Sistem nomor langsung mengharuskan para petugas untuk memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis, sehingga melatih kketelitian para petugas.
2. Sistem Nomor Akhir
Sering disebut terminal digit filling system, sistem penyimpanan ini menggunakan nomor-nomor dengan 6 digit angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yang masing-masing terdiri dari 2 digit angka. Di dalam sistem penyimpanan ini, ada 100 kelompok angka pertama (primary section), yakni 00-99.
Saat melakukan penyimpanan, petugas harus melihat angka-angka pertama yang bersangkutan. Di kelompok angka pertama, urutan rekam medis disesuaikan dengan angka kedua, lalu disimpan di dalam urutan sesuai kelompok angka ketiga. Dengan demikian, di dalam setiap kelompok, penyimpanan nomor di kelompok angka ketigalah akan selalu berlainan.
3. Sistem Nomor Tengah
Sistem ini menyimpan rekam medis dengan pasangan angka-angka seperti sistem nomor langsung dan nomor akhir. Angka di tengah menjadi angka pertama. Pasangan angka paling kiri akan menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan akan menjadi angka ketiga.
Kelebihan Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Inilah kelebihan dari setiap sistem penyimpanan rekam medis di atas:
1. Sentralisasi
- Mudah distandarisasikan.
- Mengurangi duplikasi di dalam penyimpanan dan pemeliharaan rekam medis.
- Mengurangi jumlah biaya untuk peralatan dan ruangan.
- Memudahkan penerapan sistem unit record.
2. Desentralisasi
- Hemat waktu, sehingga bisa memberikan pelayanan yang lebih cepat kepada pasien.
- Beban kerja petugas lebih ringan.
3. Sistem Nomor Langsung
- Meningkatkan kinerja para petugas.
- Tampak rapi.
4. Sistem Nomor Akhir
- Penambahan jumlah rekam medis akan selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok di dalam rak penyimpanan tanpa perlu berdesak-desakan.
- Pekerjaan akan terbagi rata, karena jumlah rekam medis untuk setiap bagian per harinya akan hampir sama.
- Saat ada penambahan rekam medis baru, maka rekam medis yang tidak aktif bisa diambil dari rak penyimpanan setiap kelompok.
- Jumlah rekam medis di setiap kelompok dapat diawasi dengan mudah, sehingga memudahkan perencanaan jumlah rak.
- Mencegah kekeliruan penyimpanan, karena petugas hanya perlu memperhatikan angka saat menyimpan rekam medis.
5. Sistem Nomor Tengah
- Memudahkan pengambilan 100 rekam medis dengan nomor yang berurutan.
- Penyebaran nomor-nomor di rak penyimpanan lebih merata.
- Para petugas penyimpanan bisa ditugaskan di bagian penyimpanan tertentu, sehingga mencegah kekeliruan penyimpanan.
Kekurangan Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Selain kelebihannya, Anda juga perlu mengetahui kekurangn setiap sistem penyimpanan rekam medis di atas, yakni:
1. Sentralisasi
- Petugas harus menangani setiap unit, sehingga beban kerjanya bertambah.
- Petugas yang menerima pasien harus bertugas 24 jam.
2. Desentralisasi
- Lebih mungkin terjadi duplikasi saat membuat rekam medis.
- Membutuhkan lebih banyak biaya untuk peralatan dan ruangan.
3. Sistem Nomor Langsung
- Rentan terjadi kekeliruan.
4. Sistem Nomor Akhir
- Memerlukan tenaga lebih untuk menstandarisasi prosedur ini, karena awalnya tidak terlalu mudah untuk diterapkan.
5. Sistem Nomor Tengah
- Membutuhkan pelatihan khusus.
- Jika rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif, maka akan ada rak kosong di beberapa kelompok.
- Sistem ini kurang optimal untuk nomor rekam medis yang juga menggunakan huruf (bukan hanya angka).
Rekomendasi Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Secara umum, sistem rekam medis sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, karena lebih mudah untuk keperluan pelayanan kepada pasien. Namun, hal ini kembali lagi kepada kebutuhan, kondisi, dan kemampuan setiap fasilitas kesehatan. Jika ingin menggunakan sistem sentralisasi, maka pastikan Anda menambahkan banyak tenaga yang terampil.
Sementara untuk sistem nomor, sistem nomor akhir adalah yang paling direkomendasikan, karena tidak terlalu rentan akan kekeliruan. Awalnya memang dibutuhkan pelatihan dan standarisasi yang menyita tenaga. Namun, jika dilakukan dengan tepat, maka hasilnya akan efisien.
Kesimpulan
Nah, itulah berbagai jenis sistem penyimpanan rekam medis yang dapat Anda pilih. Silakan pertimbangkan sesuai kebutuhan, kondisi, dan kemampuan Anda.