Mengingat pentingnya dokumen rekam medis, maka sistem penyimpanan rekam medis yang benar pun jadi sangat penting. Dengan sistem penyimpanan rekam medis menurut DepKes (Departemen Kesehatan), petugas kesehatan akan lebih mudah menemukan rekam medis.
Selain itu, penyimpanan rekam medis yang rapi dan ketat juga mengamankannya dari tangan pihak tak bertanggung jawab yang ingin menyalahgunakannya. Ini karena rekam medis memuat data pasien yang bersifat rahasia.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis Menurut DepKes
Berdasarkan peraturan Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006), rekam medis bisa disimpan berdasarkan lokasi penyimpanan sebagai berikut:
1. Sentralisasi
Dengan sistem sentralisasi, semua dokumen rekam medis, baik pasien rawat darurat, rawat jalan, maupun rawat inap disimpan di dalam satu tempat penyimpanan.
Dengan demikian, sistem ini dapat menghemat ruang penyimpanan dan informasi hasil pelayanan dapat dilakukan secara berkesinambungan. Namun, beban kerja petugas pendataan akan menumpuk.
2. Desentralisasi
Dengan sistem desentralisasi, berkas rawat darurat, rawat jalan, dan rawat inap akan disimpan secara terpisah. Sistem ini memudahkan proses pencarian dokumen. Namun, dibutuhkan lebih banyak tenaga pendata dan tempat yang lebih luas serta memadai.
Sistem Penjajaran Rekam Medis
Setelah mengetahui dan memilih sistem penyimpanan yang sesuai kebutuhan dan kapasitas, maka kini saatnya untuk memilih sistem penjajaran rekam medis yang sesuai.
Sistem penjajaran atau yang disebut juta sistem penataan adalah sistem untuk menata rekam medis di dalam rak. Ada 2 sistem rekam medis yang bisa dipilih, yaitu:
1. Sistem Alfabetik
Di dalam sistem alfabetik, rekam medis akan ditata berdasarkan urutan alfabet alias abjad. Rekam medis dapat dinamakan secara langsung atau berdasarkan kesamaan bunyi nama pasien.
Dengan sistem rekam medis ini, penataan akan lebih kondusif dan mudah dipahami. Namun, penataan ini umumnya menyita lebih banyak waktu dan lebih rawan kekeliruan jika tempat penyimpanannya padat.
2. Sistem Numerik
Di dalam sistem numerik, rekam medis ditata berdasarkan nomor rekam medis pasien. Nomor ini terbagi menjadi 3 cara, yaitu: angka langsung, angka tengah, dan angka akhir.
Dengan sistem ini, petugas akan lebih mudah untuk mendapatkan kembali rekam medis yang relevan dengan reset waktu dan lebih mudah untuk menyeleksi rekam medis mana saja yang tidak aktif. Namun, ada risiko kesalahan transkrip dan rekam medis akan jadi cukup sulit untuk dirapikan.
Kedua sistem penyimpanan rekam medis dan penjajaran rekam medis di atas memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Silakan pilih berdasarkan kondisi, kapasitas, dan kebutuhan fasilitas kesehatan masing-masing.